Un nuevo método de presentación de informes
Una oscura tarde de noviembre de 1987 en la sede de Securitas, el director general Melker Schörling y los miembros del equipo directivo Thomas Berglund y Håkan Winberg acababan de recibir en papel los resultados del mes. ¡Y era mucho papel! Thomas se llevó el informe a casa, lo extendió por el suelo de la sala y comenzó a analizar las cifras colocándolas dentro de un contexto más amplio. De pie en un mar de papeles, Thomas se dio cuenta de que se necesitaba un nuevo método de presentación de informes. Con 100 oficinas en toda Suecia, la creciente empresa necesitaba desesperadamente una forma unificada de medir el éxito.
Creación de los cinco dedos
Las discusiones llevaron a la identificación de cinco áreas cruciales sobre las cuales la empresa debería medir el desempeño. Estas incluían:
- Ventas por contrato de nuevos clientes
- Variación neta de la cartera de contratos de clientes
- Ventas totales
- Margen bruto
- Gastos indirectos
Estas cinco áreas fueron posteriormente denominadas “Cinco Dedos”, un guiño a los cinco dedos de la mano y un recordatorio de que todo el mundo tiene siempre a mano. Centrarse en estas áreas clave de medición proporcionó a los gerentes una comprensión más clara de sus resultados comerciales, lo que ayudó a mejorar las operaciones y las relaciones con los clientes.
Para difundir estos cinco nuevos principios en toda la organización, se empleó un método de comunicación único. Todos los directivos recibieron un paquete especial junto con el informe mensual, en el que el nombre del destinatario estaba elegantemente escrito en letras doradas. Este paquete personalizado enfatizó la importancia de cada individuo y su papel en la configuración del futuro de la empresa. También se pidió a los gerentes que explicaran en persona el significado de cada “dedo” a sus equipos.
En 1989, los Five Fingers se convirtieron en Six Fingers después de que Securitas realizara sus primeras adquisiciones fuera de Escandinavia, lo que requirió una medición del número de días de cuentas por cobrar pendientes. Los diferentes países y culturas tienen diferentes prácticas de pago en términos de fechas de vencimiento de las facturas. Al expandirse geográficamente, garantizar pagos puntuales se volvió cada vez más importante.
Six Fingers sigue siendo hoy una de las siete herramientas de Securitas Toolbox. Cada herramienta representa un principio fundamental y, juntas, capturan la identidad, el enfoque de trabajo y las interacciones con los clientes y el mundo. En resumen, encapsulan el ADN de Securitas.
Desarrollando las herramientas
Después de que se estableciera un marco común para la presentación de informes, el siguiente punto de la agenda fue redefinir el enfoque de Securitas en las relaciones con los clientes, lo que llevó a la creación de la Market Matrix (Matriz de Mercado). Esta iniciativa comenzó con una serie de sesiones de lluvia de ideas. Para facilitar la visualización, se utilizaron grandes bloques físicos que ilustraban ideas y conceptos. Sin embargo, las herramientas utilizadas nunca fueron utilizadas fuera del workshop, sino simplemente como ayudas visuales en papel o mostradas mediante retroproyectores (un dispositivo antiguo que proyecta imágenes o textos impreso en láminas transparentes sobre una pantalla o pared).
Quince años después, Securitas estaba creciendo significativamente y había ganado una mayor presencia global, lo que requería una capacitación de los líderes más efectiva. Pero sin una comprensión más profunda del espíritu cultural y operativo de Securitas, era difícil lograr el progreso deseado. Para organizar pensamientos y visualizar ideas, Anette Venneman del Departamento de Comunicación fue a una ferretería local y compró una caja de herramientas para guardar los bloques conceptuales. Las herramientas y la caja de herramientas de la tienda generaron una idea. Dado que los principios de la formación en gestión a menudo se denominan “herramientas”, ¿por qué no hacer que las herramientas de gestión se materializaran en herramientas físicas?
Dicho y hecho. Cada principio de gestión se transformó en una herramienta de madera, alojada dentro de una caja artesanal de herramientas de madera. Este enfoque permitió a los gerentes interactuar físicamente con cada herramienta, mejorando su compromiso con los principios básicos y facilitando la implementación efectiva de las herramientas.
La caja de herramientas evoluciona más allá
Cuando se presentó la caja de herramientas, Thomas reflexionó sobre el progreso de Securitas: "Cuando definimos nuestro enfoque, establecimos nuestra estructura y aseguramos el compromiso de nuestro equipo, comenzamos a ver mejores resultados. Abordamos la expansión de manera metódica, primero en Suecia, luego en toda Europa y en 1999, habíamos llegado a las Américas. Teníamos nuestras piezas estratégicas en su lugar, pero necesitábamos una manera de comunicar nuestra filosofía de manera efectiva”.
Thomas, conocido por su habilidad para desmitificar cuestiones complejas, enfatizó la simplicidad de Toolbox. Tenía que ser fácilmente comprensible para los gerentes de las sucursales que operaban el negocio. Y la caja de herramientas física, elaborada con materiales de madera simples, reflejaba esta simplicidad.
Para construir cualquier cosa en la vida, dijo Thomas, ya sea una casa, un barco o una empresa, se necesitan herramientas. Diferentes empresas requieren distintos conjuntos de herramientas. Con Securitas Toolbox, todos los equipos tenían las mejores herramientas disponibles para construir una empresa de seguridad líder a nivel mundial.
La gran inauguración de la Caja de Herramientas tuvo lugar en Barcelona bajo el lema "Todo lo que tienes que saber para convertirte en un líder de seguridad en el mundo". Fue un evento importante, donde una Caja de Herramientas gigante emergió del techo durante la presentación.
Al finalizar el evento, el personal de seguridad del aeropuerto recibió el aviso de que por los pasillos del aeropuerto pasarían 1.000 personas, cada una cargando una pesada caja de madera de 6 kilogramos. A pesar de la alerta temprana, miles de directivos con grandes cajas de herramientas provocaron un pequeño caos en el aeropuerto... Dejando a un lado la confusión, este momento en el aeropuerto de Barcelona marcó un hito en el viaje de Securitas hacia la construcción de una fuerza laboral global unificada e impulsada por la cultura.
Perspectiva de afuera hacia adentro y la caja de diamantes
En 2011, Securitas había entrado en una nueva era de crecimiento. En un frenético período de dos años, de 2009 a 2011, se completaron 49 adquisiciones. Durante este tiempo, Gisela Lindstrand, vicepresidenta sénior de Comunicación Corporativa y Asuntos Públicos, jugó un papel crucial. Su misión era clara y simple: llevar la identidad de Securitas a las empresas adquiridas en todo el mundo e iniciar la integración y alineación de operaciones y cultura.
Durante un largo período, la Caja de Herramientas proporcionó un marco sólido para las operaciones y la gestión, pero con el paso del tiempo ya no reflejaba con precisión el desarrollo estratégico del negocio, utilizando terminología y conceptos de áreas de negocio que ya no existían. También resultaba evidente que no reflejaba suficientemente una perspectiva centrada en el cliente. Si bien la Caja siguió desempeñando un papel importante, se creó una nueva herramienta, la Diamond Box, dedicada a poner las necesidades del cliente en el centro a lo largo de todo su ciclo de vida. La Diamond Box, desarrollada inicialmente por Santiago Galaz, presidente de Securitas Norteamérica, y Bart Adam, presidente de Security Services Europe, incluía importantes herramientas, especialmente para la comercialización. Sin embargo, utilizar dos cajas de herramientas se volvió confuso; y a medida que el negocio seguía desarrollándose, surgió la necesidad de una nueva caja de herramientas combinada.
Cuando Magnus Ahlqvist se convirtió en presidente y director ejecutivo de Securitas en 2018, ya entendía y había experimentado la fortaleza de la Caja de Herramientas durante sus años como presidente de División para Europa. Su comprensión del potencial y la importancia de la Caja de Herramientas le llevó a hacer de su reevaluación una de sus prioridades iniciales. Magnus llevó a cabo una revisión exhaustiva junto con el director financiero Bart Adam y la CHRO y CMO Helena Andreas. Respetando los conceptos fundamentales del ADN de Securitas, la revisión determinó qué elementos necesitaban actualización y cuáles podían permanecer tal como estaban. Durante un año y medio, se llevaron a cabo varias valoraciones, incluidas encuestas exhaustivas para tomar el pulso a toda la organización, y siete grupos de trabajo realmente globales y multifuncionales proporcionaron información exhaustiva sobre cada herramienta actualizada que luego se resumió para captar plenamente las capacidades de Securitas. ADN.
Una Caja de Herramientas en constante evolución
La transformación de la caja de herramientas de Securitas integró con éxito mejoras digitales preservando al mismo tiempo sus componentes físicos. Esta evolución de un conjunto de herramientas estrictamente físico a un modelo híbrido, incluye una versión interactiva en 3D y una plataforma digital con vídeos y texto. Estas actualizaciones mejoraron la accesibilidad, el compromiso y la utilidad en todas las operaciones globales de Securitas, combinando métodos tradicionales y modernos para satisfacer diversas necesidades.
Para mantenerse fiel a su propósito de hacer del mundo un lugar más seguro, Securitas siempre necesita adaptarse a los tiempos modernos, al igual que la Caja de Herramientas. Recordando las ideas de Thomas Berglund de hace dos décadas: la evolución constante sigue siendo crucial. A medida que Securitas avanza hacia la digitalización y la tecnología, su Toolbox continúa desempeñando un papel clave en este viaje, garantizando que la empresa pueda afrontar con confianza y claridad los desafíos de hoy y de mañana.
Una inversión en personas
Comenzar un nuevo trabajo y absorber una gran cantidad de información sobre el rol de cada uno y la industria puede ser abrumador, pero realizar una capacitación con la Caja de Herramientas ayuda a que las cosas comiencen a tener sentido. La caja de herramientas resume conceptos complejos en direcciones claras, sirviendo como guía en las tareas diarias y alineándose con la visión de Securitas. Una cultura, una forma de trabajar y un idioma compartido, son esenciales para poder atender a los clientes de manera consistente en todo el mundo. Securitas Toolbox abarca historia y experiencia y nos ayuda a dar forma al futuro.
