Introducción
Los robots deben ser configurados para ejecutar sus tareas en base a reglas definidas y flujos de trabajo. En origen, los RPA no aprenden de su experiencia y no tienen capacidad para resolver particularidades que encuentren al ejecutar sus tareas. Son los expertos responsables de su programación quienes deben establecer y modificar las reglas.
El papel de los RPA en la digitalización de las empresas
La automatización de procesos robóticos está cumpliendo un papel clave en la transformación digital y las empresas ya están cosechando los beneficios de su uso. Sin RPAs, no es fácil transformar digitalmente un lugar de trabajo tradicional. Se estima que entre el 2020 y 2024 se triplicará el número de RPAs en funcionamiento, sobre todo por parte de grandes organizaciones que están adquiriendo nueva capacidad adicional de su proveedor o socios originales dentro del ecosistema.
En este momento, los RPAs cobran su mayor sentido ante este tipo de procesos:
- Tareas mecánicas y repetitivas.
- Tareas de alto riesgo por errores humanos.
- Interacción con diversos sistemas.
- Gran volumen de tramitación.
- Importancia y rapidez del seguimiento.
Específicamente resultan muy útiles cuando nos encontramos ante tareas que a un humano le requerirían:
- Navegación por ventanas.
- Introducción de información.
- Acciones repetidas de ratón.
- Silla giratoria y copy/paste.
- Invocación de procedimientos.
Los beneficios son muchos y no solo desde el punto de la optimización de procesos:
- Reducción de errores humanos.
- Reducción del tiempo de trámite.
- Automatización y digitalización.
- Reducción del coste de la tarea.
- Aumento de la capacidad de volumen.
- Dedicación a tareas de mayor valor.
Aunque tiene claras implicaciones en las futuras transformaciones del mercado laboral, la automatización de procesos empodera a los trabajadores ya que les permite ahorrar tiempo para concentrarse en tareas de mayor valor.
Sin embargo, un RPA mal planteado puede terminar desplazando los cuellos de botella a otras áreas del proceso. Las soluciones de automatización serán más efectivas si pueden adaptarse a procesos dinámicos, optimizando flujos de trabajo.
El RPA puede reducir los costes de procesamiento hasta en un 80 %. En un año, la mayoría de las empresas obtiene una rentabilidad de la inversión y la reducción acumulativa de costes puede llegar a alcanzar hasta el 20 % a largo plazo.
Automatización inteligente
Ya se está trabajando en la evolución del RPA que integre inteligencia artificial para que la automatización sea inteligente. La productividad podría multiplicarse agregando IA a la ecuación. Mejoraría el análisis de datos a gran escala y permitiría la toma de decisiones. Gracias al machine learning, los robots pueden aprender a encontrar patrones en datos no estructurados e implementar procesos precisos.
RPA en Securitas: Departamento de Personal
Uno de los procesos más críticos para nuestro Departamento de Personal es la descarga, gestión y categorización de los documentos RCL y RNT, así como de los recibos bancarios asociados.
Estos trámites se realizan en los últimos días del mes, coincidiendo en el tiempo con otra tramitación importante como es el pago de las nóminas.
Este proceso, además de resultar delicado y laborioso, es susceptible a los errores humanos que, mediante una automatización correctamente parametrizada, pueden subsanarse sin mayor dificultad.
Al mismo tiempo, el RPA se encarga de leer y clasificar los diferentes documentos para ponerlos a disposición de las diferentes zonas geográficas o departamentos internos.
Para llevar a cabo esta automatización, nos hemos apoyado en algunas herramientas internas como Sharepoint, para centralizar la documentación, o en aplicaciones de la Seguridad Social, para extraer la información necesaria. Todo ello orquestado y tramitado por el RPA.
De este modo, hemos redefinido y optimizado el proceso original para conseguir insights adicionales que nos permiten acceder a la información de una manera ágil, ordenada y sin errores.
“Gracias al RPA no solo hemos reducido tiempo en nuestros procesos más mecánicos, sino que además hemos podido ampliar nuestros objetivos a casuísticas que creíamos imposibles de realizar”.
Germán Ibáñez Dacosta, Director de Innovación de Securitas
En Securitas nos apoyamos en tecnologías punteras para aportar valor y reforzar la protección de personas, bienes y activos, pero también aseguramos la continuidad de negocio y mejoramos los procesos internos de nuestros clientes.
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