El Impacto de la digitalización en las recepciones corporativas
La pandemia ha cambiado numerosos aspectos de la sociedad y del mundo empresarial. Uno de los desafíos principales ha sido la gestión eficiente de los espacios en edificios corporativos, optimizando recursos sin comprometer la calidad del servicio. Un claro ejemplo es la evolución de sus recepciones mediante la virtualización.
Actualmente, las recepciones atendidas durante el horario comercial/laboral o de manera permanente han dejado de tener sentido al menos en determinados horarios o en determinados lugares. Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con varias recepciones en un mismo edificio o repartidas en diferentes delegaciones.
Para afrontar estos cambios, han surgido nuevas soluciones que permiten una gestión más flexible y eficiente.
¿Qué es una recepción virtual y cómo funciona?
Existen alternativas a la recepción tradicional. Es el caso de las recepciones virtuales, gestionadas de manera remota por la propia empresa o por el partner contratado para este servicio.
Las recepciones virtuales han surgido como una alternativa eficaz a los modelos tradicionales. Se basan en sistemas de recepción inteligente con comunicación bidireccional, lo que permite atender múltiples ubicaciones desde un único punto de control.
Este sistema proporciona una gran flexibilidad a las compañías que cuentan con múltiples delegaciones y una interacción 100% natural. Dicha gestión puede llevarse a cabo desde uno de los centros de la propia compañía o externalizarse a un partner especializado para que la atienda desde un centro de control homologado con todas las medidas de seguridad y con personal especializado.
Recepciones automatizadas con inteligencia artificial.
Otra alternativa eficiente puede ser la recepción autónoma o automatizada. Un modelo gestionado por un avatar con inteligencia artificial que envuelve el interfaz de interrelación con el usuario.
Estos sistemas avanzados permiten una interacción fluida entre el usuario y la máquina.
Para mejorar la experiencia, se incluyen opciones como:
- Botón de ayuda, que permite contactar con un operador humano en caso necesario.
- "Tótems" de recepción, estaciones configurables con comunicación por video y audio.
- Dispositivos adicionales, como lectores de documentos o sistemas de acreditación.
Estos avances mejoran la eficiencia y reducen costos operativos sin comprometer la calidad del servicio.
Beneficios de la gestión remota en edificios corporativos
Las recepciones remotas se pueden integrarse con sistemas de control de accesos, para mejorar aún más la experiencia del visitante.
También tienen la posibilidad de reproducir vídeos, imágenes o mensajes de audio mientras no están en uso.
Gracias a estas soluciones se pueden gestionar:
📌Acreditación y validación de visitas.
📌 Control del acceso de empleados y clientes.
📌 Recepción y validación de documentos.
📌 Envío de mensajes de seguridad y comunicación.
Por supuesto, estas soluciones cumplen estrictamente con la Ley de Seguridad Privada, el RGPD y la normativa de privacidad. El objetivo es incrementar aún más los niveles de seguridad de las corporaciones, sin olvidarnos de salvaguardar la imagen de la organización al evitar una gestión, almacenamiento o manejo inadecuados de los datos personales.
Compromiso con la innovación y la seguridad
En Securitas, ofrecemos servicios de protección innovadores como los servicios remotos, que realizamos a distancia desde nuestro SOC (Securitas Operation Center). Gracias a la combinación de tecnología avanzada y la especialización de nuestro equipo, podemos garantizar una gestión eficiente y segura sin necesidad de presencia física
La transformación digital de las recepciones corporativas no solo mejora la eficiencia y reduce costes, sino que también eleva los estándares de seguridad y optimización de recursos en el entorno empresarial.
